Gizlilik Politikası

Bu politika, ONLİNE OTOMASYON VE YAZILIM TEKNOLOJİLERİ LTD. ŞTİ. tarafından sunulan Yönetin hizmetinde — web panelinde ve Android/iOS saha uygulamasında — kişisel verilerin nasıl işlendiğini açıklar.

1. Veri sorumlusu kim

Hizmeti sunan ve bu politikadan sorumlu olan taraf:

ONLİNE OTOMASYON VE YAZILIM TEKNOLOJİLERİ LTD. ŞTİ.
Mustafa Kemal Mah. 2118 Cad. No:4C İç Kapı No: 140, Çankaya / Ankara
Telefon: 0850 441 41 77
E-posta: bilgi@onlineyonetim.com.tr
Maltepe V.D. 6430852052

2. İki ayrı rolümüz var

Yönetin bir işletme yazılımıdır; kullanıcıları site ve bina yönetimi yapan firmalardır. Bu yüzden veri işlemedeki rolümüz ikiye ayrılır ve ayrımın anlaşılması önemlidir:

• Müşteri firmanın kendi hesap verileri için veri sorumlusuyuz. Firmanın ünvanı, yetkililerinin adı, e-postası ve telefonu bize doğrudan verilir; bu verileri hizmeti sunmak için biz belirleriz ve yönetiriz.
• Firmanın sisteme girdiği kayıtlar için veri işleyeniz. Arıza kaydına yazılan sakin adı, telefonu ve daire bilgisi müşteri firma tarafından, kendi belirlediği amaçla girilir. O veriler üzerinde veri sorumlusu müşteri firmadır; biz yalnızca firmanın talimatıyla saklar ve işleriz. Sakinlerin talepleri öncelikle kendi yönetim firmalarına iletilmelidir.

3. Hangi verileri işliyoruz

Hesap ve kullanıcı verileri

• Firma ünvanı
• Kullanıcının adı soyadı, e-posta adresi, telefonu, görev ünvanı ve rolü
• Parola — şifrelenmiş özet (hash) olarak; düz metin parola hiçbir yerde saklanmaz
• Son giriş zamanı

Hizmetin kullanımıyla oluşan veriler

• Arıza ve iş emri kayıtları: başlık, açıklama, öncelik, durum, konum, ekipman, arıza kodu
• Kayıt üzerine düşülen notlar ve durum değişikliği geçmişi (kim, ne zaman)
• Bildiren kişinin adı, telefonu ve daire/birim bilgisi — müşteri firma tarafından girilir
• Site, blok, kat ve ortak alan tanımları
• Depo, malzeme ve stok hareketleri
• Saha fotoğrafları: iş emrine eklenen kareler, kareyi ekleyen kişi ve ekleme zamanı
• Mesai kayıtları: hangi kontrol noktasında okutulduğu, giriş mi çıkış mı olduğu ve okutma saati. Saat, okutmayı yapan cihazdan gelir — saha ekibi sinyalsiz yerlerde çalıştığı için kayıt sonradan gönderilebiliyor. Kaydı yönetici elle girdiyse bu ayrıca işaretlenir ve girişi yapan kişi de saklanır
• Demirbaş ve zimmet kayıtları: hangi demirbaşın kimde olduğu, devir geçmişi ve devir teslim tutanakları

Teknik veriler

• Oturum çerezi ve güvenlik (CSRF) çerezi
• Mobil uygulama için cihaza özel erişim jetonu
• Sunucu kayıtlarında IP adresi ve hata kayıtları

4. Mobil uygulama neye erişir

Saha uygulaması yalnızca şu izinleri ister ve her birinin karşılığı nettir:

• Kamera — barkod ve QR okumak için. Bu kullanımda kamera görüntüsü cihazda çözümlenir; kare kaydedilmez, sunucuya gönderilmez ve cihazdan çıkmaz. Malzeme barkodu ve mesai kontrol noktası etiketleri böyle okunur.
• Kamera — iş emrine fotoğraf eklemek için. Bu ayrı bir kullanımdır ve yalnızca personel kendisi seçtiğinde çalışır: çekilen kare sunucuya gönderilir ve orada saklanır, yapılan işin kanıtı olarak iş emrine bağlanır. Kare çekim anında küçültülür.
• Fotoğraf seçici. Aynı işlem için kare, cihazın galerisinden de seçilebilir. Uygulama galeriyi kendiliğinden taramaz ve okumaz; yalnızca sizin seçtiğiniz kareyi alır.
• İnternet — kayıtları sunucuyla eşitlemek için.

Saha fotoğrafları kime görünür

Fotoğrafı yalnızca işi üstlenen personel ekleyebilir; yönetici panelden fotoğraf ekleyemez. Yanlış eklenen kareyi yalnızca ekleyen kişi ve yalnızca kayıt kapanmadan önce silebilir — kapanmış bir kayıttaki kare kimse tarafından kaldırılamaz.

Kareler firmanızın panelinde ve saha uygulamasında görüntülenir. Dosyalar sunucumuzda, rastgele üretilmiş ve tahmin edilemeyecek adreslerde saklanır.

Uygulama konum bilginizi toplamaz; konum izni hiç istenmez. Rehberinize, mesajlarınıza, mikrofonunuza ve diğer uygulamalarınıza erişimi yoktur.

Cihazda saklanan veriler

Saha ekibi bodrum, otopark ve asansör boşluğu gibi sinyal olmayan yerlerde çalışır. Bu yüzden size atanmış işler, malzeme ve depo listeleri cihazınızda da saklanır ve çevrimdışıyken de görünür. Sinyal yokken yaptığınız işlemler cihazda kuyruğa alınır, bağlantı gelince gönderilir.

Uygulamadan çıkış yaptığınızda cihazdaki bu kopyanın tamamı silinir — iş emirleri, malzeme listeleri, bekleyen kuyruk ve erişim jetonu dahil.

Bildiren kişiye SMS

Yönetim firması isterse, arıza kaydını bildiren kişiye kaydın durumu hakkında SMS gönderilir (kayıt açıldığında, teknisyen yönlendirildiğinde ve iş çözüldüğünde). Bu mesajlar hizmete ilişkindir, ticari ileti değildir: yalnızca kişinin kendi bildirdiği arızayla ilgili bilgi taşır.

Gönderim, firmanın kendi SMS sağlayıcısı hesabı üzerinden ve firmanın belirlediği başlıkla yapılır; numaralar bu amaç dışında kullanılmaz, pazarlama listesine eklenmez. Mesaj almak istemiyorsanız yönetim firmanıza bildirin.

5. Verileri neden işliyoruz

• Sözleşmenin kurulması ve ifası: hizmeti sunmak, hesabınızı açmak, arıza ve stok kayıtlarını tutmak
• Meşru menfaat: hizmetin güvenliğini sağlamak, kötüye kullanımı önlemek, arıza ayıklamak
• Hukuki yükümlülük: ilgili mevzuatın saklama ve bilgi verme yükümlülükleri

Pazarlama amaçlı e-posta göndermiyoruz; iletişim, hizmetle ilgili bilgilendirme ve talebiniz üzerine kurulur.

6. Kimlerle paylaşıyoruz

Kişisel verilerinizi satmıyoruz ve reklam amacıyla üçüncü taraflarla paylaşmıyoruz. Verilere erişimi olan taraflar yalnızca şunlardır:

• Sizin firmanızın yetkili kullanıcıları. Her firmanın verisi diğerlerinden yalıtılmıştır; bir firma başka bir firmanın kaydını göremez.
• Barındırma sağlayıcımız. Sunucular hizmetin çalışabilmesi için gereklidir; sağlayıcı verileri kendi amacıyla kullanmaz.
• Yetkili kamu kurumları — yalnızca hukuken zorunlu hâllerde ve talebin dayanağı ölçüsünde.

7. Ne kadar saklıyoruz

Hesap ve kayıt verileri, firmanızla aramızdaki hizmet ilişkisi sürdüğü sürece saklanır. İlişki sona erdiğinde veriler, ilgili mevzuatın öngördüğü zamanaşımı ve saklama süreleri dolduktan sonra silinir veya anonim hâle getirilir.

Arıza ve stok kayıtları bir defter mantığıyla tutulur: geçmiş hareketler sonradan değiştirilmez, düzeltmeler yeni hareket olarak yazılır. Bu, kaydın güvenilirliği için gereklidir.

8. Güvenlik

• Tüm trafik HTTPS ile şifrelenir.
• Parolalar tek yönlü özet (hash) olarak saklanır; personelimiz dahil kimse göremez.
• Firmalar arası yalıtım yalnızca uygulama kodunda değil, veritabanı seviyesinde uygulanır. Uygulama katmanında bir hata olsa bile veritabanı bir firmanın sorgusuna başka firmanın satırını döndürmez.
• Yönetici paneli ve saha uygulaması ayrı yetki kurallarına tabidir; her kullanıcı yalnızca yetkisi olan siteleri ve kayıtları görür.

Hiçbir sistem mutlak güvenlik vaat edemez. Bir güvenlik açığı fark ederseniz lütfen bilgi@onlineyonetim.com.tr adresine bildirin.

9. Çerezler ve izleme

Sitede reklam veya analiz amaçlı üçüncü taraf çerezi kullanılmıyor. Google Analytics, reklam pikseli veya benzeri bir izleyici yok; sayfalar dış sunuculardan betik yüklemez.

Kullanılan çerezler yalnızca hizmetin çalışması için zorunlu olanlardır: oturumunuzu açık tutan çerez ve form güvenliği (CSRF) çerezi.

10. Haklarınız

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun 11. maddesi uyarınca şunları talep edebilirsiniz:

• Kişisel verinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse bilgi talep etme
• İşlenme amacını ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
• Yurt içinde veya dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme
• Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme
• Kanundaki şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme
• Düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme
• Münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucu aleyhinize bir sonuç doğmasına itiraz etme
• Kanuna aykırı işleme sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme

Taleplerinizi bilgi@onlineyonetim.com.tr adresine iletebilirsiniz. Başvurular en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır.

Hesabınızın silinmesi

Saha uygulamasında hesap oluşturulamaz; kullanıcı hesapları firmanızın yöneticisi tarafından tanımlanır. Hesabınızın silinmesini önce firmanızın yöneticisinden talep edebilirsiniz. Yöneticinize ulaşamıyorsanız veya firmanızın tüm verisinin silinmesini istiyorsanız bilgi@onlineyonetim.com.tr adresine yazın; kimliğinizi doğruladıktan sonra talebi yerine getiririz.

11. Çocuklara ilişkin

Yönetin bir işletme yazılımıdır ve 18 yaşından küçüklere yönelik değildir. Bilerek çocuklardan veri toplamayız.

12. Bu politikada değişiklik

Politikayı zaman zaman güncelleyebiliriz. Güncellemede sayfanın üstündeki tarih değişir; esaslı bir değişiklik olursa kayıtlı kullanıcıları bilgilendiririz.

13. İletişim

ONLİNE OTOMASYON VE YAZILIM TEKNOLOJİLERİ LTD. ŞTİ.
Mustafa Kemal Mah. 2118 Cad. No:4C İç Kapı No: 140, Çankaya / Ankara
0850 441 41 77 · bilgi@onlineyonetim.com.tr